オープングループジャパンは東京のパートナーオフィスに事務所を構え、オープングループの代表企業として日本の会員組織と連携しています。また、オープンスタンダードの普及と定着だけでなく、急速な変化が求められる分野で日本発のスタンダードの世界的な普及を促進する役割も担っています。
オープングループジャパンでは、定期的な会議や、ウェブミーティング、その他の会合を行っていますが、会議の内容やアクションプラン、タスクをメンバー企業と共有するプライベートなコラボレーションサービスを必要としていました。
その主な要件は：
- 権限管理：多数の異なる組織が関わるため、セキュリティとプライバシーを確保するためにアクセス管理が複雑になると同時に、関係者には必要な情報を共有しなければなりません。そのためには、細かい権限管理が必要となります。
- ナレッジマネジメント：知識の構築、整理や普及に重点を置いている組織として、今日の会話で作成され共有された情報を、後日他の人が発見し利用できることが非常に重要でした。これらはEメールでも可能ではありますが、Eメールはナレッジを保持したり整理したりすることにはあまり適しておらず、文章を複製するため多大な混乱を招きます。
- ファイル管理：メンバー企業は多くの委員会に参加しているため、データのプライバシーや所有権を確実に管理する必要があり、コンテンツ所有者のアクセス制御（ダウンロードの禁止、プレビューのみなど）はファイルの管理において非常に重要になります。さらに、Eメールの添付ファイルとして許可されているサイズよりファイルが大きいことが良くあります。
- プライバシーの利便性：ユーザー同士のデジタルな会話は機密情報を含む場合があり、またオープングループがその内容の完全な所有と管理権限を持っていることが不可欠であるため、What’s Appのような公共のアプリは適切ではありません。
- ITフットプリントが不要：オープングループジャパンは人員が限られているため、管理またはITリソースを必要としないシステムを必要としていました。
そのため次の理由でVmosoエンタープライズ エンゲージメントハブを選択しました：
- 権限ベースの共有により、各ユーザーは自分がディスカッションに共有したコンテンツを管理する事ができ、データプライバシーが保護されていることを保証する事ができます。
- ナレッジの単一の記録を提供するため、新規ユーザーでも簡単に素早くトピックを理解することができます。特定の専門知識を持つユーザーも簡単に識別できます。
- 閲覧者の役職によって異なる段階のアクセス許可を与えることができます。ネイティブアプリを利用して携帯電話からもアクセスする事が可能です。
- 会議でのディスカッションや活動を進めるための便利で効率的な手段を提供するとともに、オープングループはそのデータとコンテンツの管理権限を保持する事も保証します。
- クラウドベースのソリューションであるため、ITの負荷を必要とせず、一つのメンバー企業に依存せず中立的な場を提供できます。
＊オープングループはX / OPENと OSFが合併して 1996年に設立された非営利団体です。675以上の団体で構成され、金融、製造、物流、通信、サービスおよびITハードウェアメーカー、ソフトウェアサプライヤー、公共部門、政府、研究機関や大学などのメンバーが所属しています。その目的は、相互運用性とサービス品質（QoS）を改善するために、 “次世代のITスタンダード”を設立し、グローバルなスタンダードを促進することです。オープングループは、ヘルスケア、プロセスオートメーション、セキュリティ、その他の関心のある領域など特定のトピックに関する数々のフォーラムやワーキンググループで構成されています。
