Ormai Smartphone e Tablets fanno parte della nostra vita privata: li usiamo per svegliarci la mattina, consultare le notizie del giorno mentre facciamo colazione, durante la giornata ci permettono di comunicare, distrarci nei momenti liberi, ci aiutano negli spostamenti durante la giornata, son sempre più utilizzati per comprare di tutto, prenotare viaggi, ed infine per vedere l’ultimo telegiornale prima di addormentarci.
Ovviamente anche nella vita lavorativa i dispositivi mobili stanno cambiando il modo in cui comunichiamo e collaboriamo, purtroppo però non con la stessa velocità di adozione: infatti tutti percepiamo i benefici in termini di efficienza e praticità e siamo sempre pronti a provare nuove applicazioni consigliateci da amici e parenti (io ad esempio nella vita privata utilizzo senza problemi più di 4 strumenti diversi di instant messaging e 3 di cloud storage…), tuttavia, nel momento in cui dobbiamo comunicare per lavoro, diventiamo tutti più cauti e formali e spesso finiamo per ripiegare sulla email (attualmente la vera killer application della comunicazione mobile aziendale), con tutti i difetti e le inefficienze che ben conosciamo e di cui tutti ci lamentiamo.
Ecco allora 5 motivi per convincerci ad adottare più in fretta possibile la Mobile Collaboration e godere dei benefici di questa rivoluzione tecnologica anche nella nostra vita lavorativa:
- Flex Time (ovvero: rispondi quando lo ritieni più opportuno, considerando però le esigenze del tuo interlocutore): nell’era del PC utilizzavamo prevalentemente l’email oppure la chiamata voip o la chat se vedevamo il nostro interlocutore online. Però in questo modo la velocità della comunicazione non era dettata dall’urgenza di ottenere una risposta, ma dalla disponibilità del nostro interlocutore o meno: infatti se per qualche motivo chi cercavamo non stava lavorando al PC, non potevamo contare su una sua risposta tempestiva, oppure dovevamo disturbarlo sul cellulare spesso senza ottenere quanto sperato “scusa sono in riunione, sentiamoci più tardi”. Nell’era dello smartphone sappiamo che il nostro interlocutore può essere sempre raggiunto dalla notifica del nostro messaggio anche nel mezzo di una riunione importante; quindi, segnalando opportunamente l’urgenza della richiesta, possiamo ottenere l’informazione che ci interessa in tempi rapidi. Se invece siamo noi a ricevere la richiesta, possiamo valutare se è necessario rispondere tempestivamente, magari con poche informazioni importanti, rimandando a più tardi di fornire maggiori dettagli. In questo modo possiamo essere tutti più efficienti e ottenere le informazioni che vogliamo, evitando di interromperci a vicenda con chiamate inopportune.
- Innovative Collaboration (ovvero: per comunicare sfrutta al meglio le potenzialità offerte dalla tecnologia mobile): nell’era del PC le comunicazioni erano prevalentemente testuali, con eventualmente qualche allegato multimediale raccolto e faticosamente trasferito dalla macchina fotografica o videocamera al computer. Nell’era del Mobile la versatilità degli smartphone attuali ci permette di essere molto più creativi ed efficaci costruendo comunicazioni testuali arricchite con foto, audio e video trasmesse istantaneamente anche in mobilità. In questo modo perdiamo meno tempo in lunghe descrizioni (“un’immagine vale più di mille parole”) e forniamo le informazioni con più tempestività a chi è in ufficio e magari sta aspettando la nostra comunicazione per prendere delle decisioni o per fornirci supporto.
- Bridging Workforces (ovvero: fornisci nuovi modi di collaborare fra chi lavora in ufficio e chi lavora in mobilità): nell’era del PC, è sempre stato un dilemma trovare modi efficienti di collaborazione con chi lavora spesso in mobilità come ad esempio la forza vendita. L’email si è dimostrata chiaramente inadeguata come canale di informazione per chi lavora lontano dall’ufficio: troppe informazioni in entrata senza possibilità di discriminare in termini di priorità, troppo tempo passato in attesa di ricevere risposte importanti e necessarie per rispondere al cliente o terminare un lavoro. Alla fine ci si affidava a costosi contact center dedicati a dare supporto ai colleghi in mobilità, quasi come se fossero dei clienti. Nell’era del Mobile l’accesso alle informazioni diventa immediato e la velocità della comunicazione viaggia sull’onda dell’Instant Messaging: certo c’è sempre bisogno di qualcuno che risponda rapidamente, ma certamente la comunicazione asincrona (“Flex Time”) permette di ridurre le dimensioni del contact center dedicato. Inoltre garantendo l’accesso diretto dal Mobile ai documenti e alle applicazioni aziendali, i lavoratori in mobilità possono essere più autonomi e tempistivi nello svolgimento dei propri compiti e nel rispondere a eventuali richieste da parte dei colleghi.
- Effective Social Collaboration (ovvero: fornisci e ottieni informazioni dai tuoi pari in modo efficace – finalmente): nell’era del PC le piattaforme di Social Collaboration aziendale non hanno dato i risultati sperati in termini di reale collaborazione peer-to-peer, soprattutto perchè si accedeva solo sporadicamente al Social Network per verificare gli aggiornamenti rilevanti, mentre le attività di lavoro e le relative comunicazioni avvenivano altrove. In questo modo era molto difficile ottenere in tempo adeguati le informazioni necessarie, relegando l’uso dei Social Network solo alle attività più marginali e secondarie (“devo portare un cliente a pranzo: che ristorante mi consigliate vicino all’ufficio di Milano?”). Nell’era del Mobile, opportunamente configurando le notifiche sul nostro smartphone in modo da non esserne sommersi, siamo sempre aggiornati sulle eventuali richieste che vengono dai nostri colleghi e nei momenti di pausa magari possiamo aiutare un nostro collega con una informazione veloce, o viceversa ottenere l’informazione essenziale per chiudere un contratto mentre siamo in riunione con il cliente. In pratica siamo passati dall’era dei Part-Time Lookers sul PC, cioè coloro che accedono alla piattaforma via web saltuariamente, ai Full-Time Checkers sullo smartphone, cioè coloro che controllano regolarmente le notifiche sullo smartphone per rimanere sempre aggiornati e collaborare in tempo reale!
- High Touch Engagement (ovvero: trasforma la comunicazione con i clienti in reale coinvolgimento): nell’era del PC gli utenti finali ricevevano dai loro fornitori di servizi di Telecomunicazioni, Energia, Banca, Asssicurazione, etc., delle notifiche email senza possibilita di risposta che ci rimandavano al sito web per scaricare la fattura, il resoconto dei servizi etc. La comunicazione verso gli utenti era estremamente frammentata e dispersa, e nel caso di richiesta di informazioni si doveva necessariamente accedere tramite il contact center, con lunghe attese e tempo perso a fornire sempre le stesse informazioni prima di ottenere supporto. Nell’era del Mobile molte aziende si stanno attrezzando per fornire ai loro clienti una User Experience più efficace e coinvolgente, tramite un canale persistente di comunicazione bidirezionale, su cui convergono tutte le comunicazioni per ogni singolo cliente. In questo modo i clienti accedono più rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno, chiedendo chiarimenti attraverso il canale dedicato attraverso una interfaccia facile da usare, direttamente dalla Mobile App del fornitore di servizi oppure tramite un collegamento con la piattaforma di Instant Messaging preferita (Wechat, Telegram, Whatsapp…); Così facendo si ricorre al contact center solo in casi eccezionali, con un notevole risparmio di tempo e minor stress per gli utenti finali e riduzione dei costi per il fornitore di servizi.
Per concludere, stiamo affrontando una vera trasformazione digitale che offre infinite possibilità per migliorare l’efficienza delle aziende e la qualità della nostra vita anche in ambito lavorativo, quindi non lasciamoci sfuggire l’occasione di esserne protagonisti adottando per primi questi nuovi paradigmi di comunicazione: ne vale la pena!